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Viteun S.A.S. identificada con NIT es una plataforma tecnológica de viajes impulsada por inteligencia artificial ("Viteun", "nosotros") que recolecta y trata datos personales de sus Usuarios para poder prestar sus servicios.
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (la "Política") se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Capítulo 25, Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), y demás normas concordantes en materia de protección de datos personales en Colombia, así como de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio ("SIC"), autoridad nacional de protección de datos personales.
Esta Política aplica a todos los datos personales registrados en las bases de datos de Viteun, y es de obligatorio cumplimiento para todos los administradores, empleados y colaboradores que tengan acceso a dicha información.
Para efectos de esta Política, y de conformidad con el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.1.3 del Decreto 1074 de 2015, se entiende por:
El tratamiento de datos personales que realiza Viteun se rige por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:
Dependiendo del tipo de relación que el Titular tenga con Viteun (Usuario navegando el sitio, Usuario registrado, viajero de una reserva, o representante de una agencia/empresa aliada), Viteun podrá recolectar las siguientes categorías de datos:
Viteun no recolecta intencionalmente datos sensibles (como datos de salud, biométricos, religiosos o de orientación sexual), salvo que el Titular los suministre voluntariamente (por ejemplo, al comunicar una condición médica relevante para su viaje a través de Flynn), en cuyo caso dicha información sólo se usará para la finalidad específica indicada por el Titular y bajo un estándar reforzado de protección.
Los datos personales recolectados por Viteun serán tratados para las siguientes finalidades:
Viteun obtiene la autorización del Titular de forma previa, expresa e informada, principalmente a través de: (i) la aceptación de esta Política y de los Términos y Condiciones al momento de crear una cuenta o realizar una reserva en la Plataforma, mediante un checkbox de aceptación inequívoco que el Titular debe marcar activamente antes de continuar, sin que dicha casilla venga premarcada por defecto; y (ii) formularios específicos de captura de datos en los que se informe la finalidad del tratamiento (por ejemplo, formularios de contacto o suscripción a boletines), los cuales incorporan el mismo mecanismo de checkbox cuando recolectan datos personales adicionales a los ya autorizados.
Cuando la ley permita el tratamiento sin autorización previa (por ejemplo, datos de naturaleza pública, o requerimientos de una autoridad competente en ejercicio de sus funciones legales), Viteun tratará dichos datos dentro de los límites señalados por la normativa aplicable.
Para poder prestar sus servicios, Viteun podrá compartir datos personales con los siguientes terceros, únicamente en la medida necesaria para la finalidad correspondiente:
Algunos de estos terceros pueden estar ubicados fuera de Colombia. En dichos casos, Viteun adoptará las medidas contractuales y técnicas necesarias para que la transferencia o transmisión internacional de datos personales se realice con niveles de protección adecuados, de conformidad con los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.
Viteun no vende datos personales de sus Usuarios a terceros.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tiene derecho a:
El Titular, sus causahabientes o su representante podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Viteun, enviando su solicitud al correo indicado en la Sección 17. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
El Titular que considere que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierta un presunto incumplimiento de sus derechos, podrá presentar un reclamo ante Viteun, indicando su identificación, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y, si aplica, los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el Titular considera que Viteun no ha atendido en debida forma su solicitud, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.
El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares en relación con el tratamiento de sus datos personales es el Área de Protección de Datos contactable a través del correo habeasdata@viteun.com.
La Plataforma está dirigida a personas mayores de 18 años, de conformidad con los Términos y Condiciones de Viteun. Viteun no recolecta ni trata intencionalmente datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si Viteun tiene conocimiento de que se han recolectado datos personales de un menor de edad sin la autorización de sus padres, representantes legales o tutores, procederá a eliminarlos de sus bases de datos y adoptará las medidas razonables a su alcance.
Viteun implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, consulta, uso o divulgación indebida, incluyendo cifrado de credenciales, controles de acceso, y acuerdos de confidencialidad con su personal y con los Encargados del tratamiento. No obstante, ningún sistema de seguridad es infalible, por lo que Viteun no puede garantizar la seguridad absoluta de la información transmitida por internet.
De conformidad con el Decreto 90 de 2018, que modificó el Capítulo 26 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Viteun se obliga a inscribir y mantener actualizadas sus bases de datos que contengan datos personales de Titulares en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), dentro de los plazos y con la periodicidad que dicha entidad establezca.
Conforme al artículo 1 del Decreto 90 de 2018, están obligados a inscribir sus bases de datos en el RNBD las sociedades y entidades sin ánimo de lucro cuyos activos totales superen las 100.000 UVT, así como las personas jurídicas de naturaleza pública. Viteun deberá verificar periódicamente si sus activos totales superan dicho umbral para confirmar si esta obligación le resulta aplicable; en cualquier caso, el cumplimiento de los demás deberes de esta Política (autorización, seguridad, atención de consultas y reclamos) es exigible con independencia de si Viteun está o no obligado a inscribirse en el RNBD.
Viteun se compromete a: (i) inscribir cada base de datos correspondiente dentro de los plazos fijados por la SIC; (ii) actualizar la información registrada en el RNBD cuando se presenten cambios sustanciales en las finalidades, el Responsable, los Encargados o las políticas de tratamiento aquí descritas; y (iii) reportar ante el RNBD los incidentes de seguridad que comprometan la administración de la información, en los términos y plazos que exija la normativa aplicable.
Periodicidad del registro y la actualización ante el RNBD: de resultar aplicable, Viteun dará cumplimiento a los siguientes plazos establecidos por la SIC en su Circular Única: (i) toda base de datos nueva sujeta a registro debe inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes a su creación; (ii) la actualización anual del registro, para cambios no sustanciales, se realiza cada año entre el 2 de enero y el 31 de marzo; (iii) cuando se presenten cambios sustanciales (relacionados con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación de los datos almacenados, las medidas de seguridad, esta Política, o la transferencia y transmisión internacional de datos), la actualización debe realizarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente a dicho cambio; y (iv) los reportes semestrales de quejas y reclamos de los Titulares deben presentarse dentro de las fechas que fije la SIC para cada semestre (usualmente en febrero y agosto de cada año), incluso cuando no se hayan recibido reclamos en el periodo correspondiente.
Responsable de la ejecución: el Área de Protección de Datos de Viteun, indicada en la Sección 11 y contactable a través de habeasdata@viteun.com, es la responsable de inscribir, actualizar y mantener al día el registro de Viteun ante el RNBD dentro de los plazos aquí señalados, así como de verificar periódicamente si Viteun se encuentra obligada a ello conforme al criterio de activos totales indicado anteriormente.
Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea razonablemente necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política, así como durante los plazos exigidos por la normativa tributaria, comercial, contable y demás disposiciones legales aplicables. Una vez cumplidas dichas finalidades y vencidos los plazos legales de conservación, los datos serán eliminados o anonimizados de forma segura, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija su conservación por un periodo adicional.
Viteun podrá modificar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios normativos, operativos o en las finalidades del tratamiento. Cuando se realicen cambios sustanciales, estos serán informados a los Titulares a través de la Plataforma o por correo electrónico, y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización antes de aplicar el cambio a los datos ya recolectados.
Esta Política rige a partir de su fecha de publicación en viteun.com y sustituye cualquier versión anterior.
Este documento es un borrador de trabajo elaborado con base en el contenido mínimo exigido por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015) y en referencias de políticas de tratamiento de datos publicadas por entidades colombianas. No reemplaza la revisión de un abogado especializado en protección de datos. Antes de publicarlo, se recomienda: (1) completar los campos entre corchetes con la información legal exacta de la compañía; (2) confirmar con el equipo técnico cuáles proveedores de IA, nube y pago realmente procesan datos personales, para reflejarlos con precisión en la Sección 8; (3) confirmar con el área contable/financiera si los activos totales de Viteun superan las 100.000 UVT (~$5.237.400.000 COP en 2026), único criterio que determina si la obligación de inscribirse en el RNBD de la Sección 14 le resulta aplicable conforme al Decreto 90 de 2018 — mientras esto no se confirme, el Área de Protección de Datos debería tratar el registro como aplicable por precaución; y (4) confirmar con la SIC las fechas exactas de los reportes semestrales de reclamos para el año en curso, ya que la Sección 14 las describe como “usuales” (febrero y agosto) pero la SIC puede fijar fechas específicas distintas cada año.